福州外语外贸学院文件

 

 

榕外院政〔201511

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关于印发沈斐敏校长在2015年全校教职工规章制度学习大会上讲话的通知

 

校属各单位:

现将沈斐敏校长在2015820日召开的全校教职工规章制度学习大会上的讲话印发给你们。请认真组织学习并遵照执行。

特此通知

 

    附件:《熟悉我校管理运行新模式  不断提升履职能力》

 

 

 

 

                            2015820 

 

 

 

{C}{C}{C}{C}福州外语外贸学院政务服务中心      2015821日印发

附件:

熟悉我校管理运行新模式 

不断提升履职能力

---2015年全校教职工规章制度学习会上的讲话

沈斐敏

2015820日)

 

各位老师:

我校从上学期初开始新一轮改革,上学期末,我们已将组织再造(重构)后的相关机构下发给大家。整个假期里,学校到处是教职工忙碌的身影,同志们大多都在忙碌着制定、梳理、修订各类规章制度和业务流程,熟悉新的办公软件系统,展现出组织再造后新机构运行的高效性,董事长和学校领导对此很是欣慰,同时对大家在暑期的辛勤劳动表示诚挚的感谢。刚才,董事长就我校核心竞争力的问题做了专题报告,会后,大家一定要认真组织学习。

下面我就“熟悉学校管理运行新模式,不断提升履职能力”谈几点认识和建议。

一、组织重构的目的与意义

学校在组织结构重构以前,管理体制沿用了我国高等学校最为常见的管理体制,这种管理体制就是科层制。科层制指的是一种权力依职能和职位进行分工和分层,以规则为管理主体的组织体系和管理方式,也就是说,它既是一种组织结构,又是一种管理方式。高校不同于企业,民办高校也不同于公办高校,加之高校本身具有着行业管理和教育工作的特点,因此科层制管理模式在我校管理中存在的弊端日益彰显,主要表现为:

一是科层制具有较多的管理层级,容易发生中间某个层级的堵塞而影响工作成效。譬如公办高校是党委领导下的校长负责制,学校层面设置了相关的职能部门,而后底下再设置二级学院和系;我校是董事会领导下的校长负责制,学校层面也和公办高校一样设置了相关的职能部门,而后底下再设置二级学院和教研室。在以往的工作中,我校就常出现因二级学院工作不到位而影响到教研室工作的及时执行与完成。

二是科层制需要配置较为完整的部门及人员,如果管理不到位,则容易出现人力资源浪费和工作低效的情况。

三是科层制注重管理的规章和程序,容易形成形式主义,容易导致将高校管理育人的目标初衷给搁置一边。

四是科层制注重职级权威,容易形成官本位思想,造成行政权力侵袭学术权力的现象,影响组织及人员的积极性和创新能力。

因此,我们在管理上简单的复制公办老本科的管理模式和管理办法是行不通的,必须进行变革。董事长一直在强调我们办学要大胆思考,打破惯例,敢为人先。今年来,学校大举开展组织重构,就是一次打破惯例,敢为人先的大胆探索。

学校对组织进行重构是学校新一轮改革的最为基础的工作,其实质就是对学校内部组织管理体系进行了系统性的重构,内容包括了部门和岗位的重新设置、人员的调整、相关的业务流程和支撑运行的管理制度(如绩效考核财务制度、行政制度等)等的变更与完善。其目的就是通过这种改革,去除原有体制中存在的弊端与不足,使新的组织结构、人力资源配置、规章制度、业务流程等更能体现我校特点,使之更趋科学合理,更能提高学校各个环节的能力和运作标准,更能增强工作效率,从而实现推进精致服务,提高工作执行力;注重人文关怀,加强组织认同;健全激励机制,促进人才队伍建设;完善二级管理体系,突出教学管理队伍四个方面的改革目标,切实的促进学校健康、可持续发展。

二、组织重构后的基本构架与特点

(一)基本构架

 在行政机构上设立了政务服务中心等六大中心,六大中心下设33个室及下设机构,具体的机构设置及及工作职责如下:

1.政务服务中心,下设宣传策划室、秘书事务室、人力资源室、信息管理室。主要承担董办、校办职责以及效能督办、专职专任教职工招聘、职称聘任、劳资管理、人事管理、课酬核定、奖惩、考核等工作。

2.研究与发展中心,下设发展规划室、科研管理室、教育评估室。主要负责学校的发展规划制定、机构设置和编制核定、制度建设、评建工作、教学成效评估、科研管理、科研型教师的聘任与管理、研究机构管理等工作。

3.教学发展中心,下设教学管理室、教务管理室、实践教学管理室、实验管理室;现代教育技术中心、教师发展中心、图书馆挂靠该中心。主要负责教学计划管理、教学运行管理、实践教学管理、教学质量管理、学籍学位管理、考试管理、师资培养、兼职教师的聘任与管理、职称评定、校企合作、信息化建设与管理等工作。

4.学生发展中心,下设思政与服务分中心、学业发展分中心、职涯发展分中心,其中思政与服务分中心内设9个工作室,即英语、亚欧语系工作室,工程系工作室,财会系工作室,美术与设计系工作室,影视系工作室,金融系工作室,经贸系工作室,工商系工作室,物流、信息系工作室。主要负责学生管理、学生综合辅导、创业教育、招生就业、职涯发展、学生活动、学生竞赛、学生证照、心理咨询、毕业生追踪、学生校外交流学习、校友总会等工作。

5.总务服务中心,下设财务室、资产室、后勤室、学校安全工作办公室。主要负责财务管理、资产管理、后勤管理、产业租赁、校内公司(工厂)管理、保卫服务、教室管理、校园建设等工作。

6.国际教育中心,下设国际事务室、来华留学室、台港澳事务室。主要负责对外交流合作、国际化办学、外语特色建设等工作。

在教学单位上,设立11个系和4个部及国际化视野精英班(挂靠教学发展中心),主要有英语系(含英语、翻译专业及大学英语教学)、亚欧语系(含日语、法语专业)、物流系(含物流管理专业)、信息系(含信息管理与信息系统专业及大学计算机教学)、工商系(含市场营销、审计学、资产评估专业)、工程系(含工程管理、工程造价、土木工程专业)、经贸系(含国际经济与贸易、经济统计学专业)、金融系(含金融工程、投资学专业)、财会系(含财务管理、会计学专业)、影视系(含动画、广播电视编导专业)、美术与设计系(含美术学、服装与服饰设计专业)、马列主义教学部、公共体育教学部、军事训练教学部、语数教学部、国际化视野精英班(挂靠教学发展中心)。

同时学校还设立了9个委员会和一个专家智库。9个委员会职责分别为:政务工作委员会议决学校政务工作的重要事项,办事机构设在政务服务中心;教学工作委员会议决学校教学发展的重要事项,办事机构设在研究与发展中心;研究与发展委员会议决学校事业发展的重大问题和重要决策,办事机构设在研究与发展中心;学生工作委员会议决学生工作的重要事项,办事机构设在学生发展中心;总务工作委员会议决总务工作的重要事项,办事机构设在总务服务中心;学术委员会议决学校学术工作的重要事项,办事机构设在研究与发展中心;教学指导委员会议决教学运行管理中的重要事项,办事机构设在教学发展中心;职称评聘委员会议决职称评聘的重要事项,办事机构设在教学发展中心;招生指导委员会议决招生工作的重要事项,办事机构设在学生发展中心。专家智库为学校教学与科研工作提供智力支撑。

(二)管理特点

组织重构后行政管理将具有以下特点:

一是减少管理层级,增加管理幅度。改革前我校设有9个部门(含合署办公),现精简为五个部门,即五大中心;撤销原有二级学院,直接设11个系和4个教学部。简化了纵向的管理层级,建立扁平化的组织结构。扁平化组织具有管理成本低,管理跨度大,反应速度快等特点,有助于提高行政工作效率。

二是打破传统部门界限,责权进一步细分。学校组织重构后,我们从各中心的工作职责可见,许多原来由某一部门承担的职责现在由三个部门承担,如学校的重大发展规划、人才培养方案框架、教学评价等主要由研发中心负责,执行(过程运行)则由相关组织(教学发展中心、各系等)负责,但在达成共同目标完成时,则需要各部门间的紧密配合,这就体现了在定义成员角色和各自任务的基础上通过多边联系和交互式的合作来完成共同追求的目标。

三是体现分权管理和权力中心下移。学校组织重构后,将过于集中的传统教学管理职能和管理权力下放到各系,学校作为决策中心,行使教学管理决策、指导、组织、协调等职能,如负责制订学校的教学管理制度、专业建设和发展规划、教学经费投入,组织与协调全校性的教学活动,督促检查全校的教学质量状祝等。系作为教学管理中心,行使制订各专业的教学计划和培养方案,组织实施专业(课程)教学和教学改革,指导学生的学习,监控教学活动情况和质量等。

四是强化决策、咨询与协调,有利提高决策的正确性和工作的有效性。我们是新建院校,高水平的专家与有丰富经验的人才还较欠缺,为确保重大问题决策的正确性和工作的有效性,我们成立了9个委员会,加强了专家智库的建设。

五是实现资源整合。组织重构实现将处理相关事务的行政部门集中到一起,如将原有学校所有涉及学生管理的事务都划归学生发展中心,实现全面整合和教育资源再配置。

六是建立学生思政工作与教学工作融合互动机制。转变了学生管理工作观念,提出了推进学生管理工作的六大转变,有利坚持以生为本、坚持立德树人、促进学生德智体美全面发展。

七是强化了管理的流程化和工作的标准化。流程管理来源于企业。流程不仅包括做事的顺序,还应包括“如何高质量、高效益地把事做好以及做好这件事需要的条件支持”等内容,学校流程管理可以使学校完善细节、提高绩效、优化组织管理过程。由于组织结构发生了较大的变化,要实现改革后的高效管理目的,管理的业务流程化和工作的标准化就显得非常重要。

八是凸显信息化在管理中应用的重要性和核心作用。管理的时效性、有效性与绩效的大小往往取决于能否及时相关获取信息和处理信息。加强信息化和办公现代化建设是高校实现管理优化的一个重要手段,直接影响着高校功能的发挥。在此次组织重构中,学校引入了CRP系统,加强了OA系统、电子邮件、微信群、一卡通、数据库资源等信息化建设。

三.组织重构后的几点注意事项

1、各部门规章制度和业务流程要进一步的完善与合理;

2、各部门及个人要认真学习新的规章制度与业务流程,尽快明确各自的工作职责及熟悉新的业务流程;

3、由于有些部门间的工作存在着交叉,所以在充分明晰各自工作职责的同时,各部门仍需注意搞好协调并勇于主动承担责任;

4、信息化管理是此处改革后运行的一个重点,它是为各管理人员和个人及时采集、分析、评价和决策并上下传播和下达指令以及信息资源共享的一个平台,它是下段管理中的一个极为重要的核心,和每个人紧密相关(举例强调),所以,每个人应尽快的掌握与使用。

四、今后工作的几点建议和要求

组织重构是对以往的行政理念、业务流程、组织结构以及部门职能进行全方位的重新思考与设计。此次学校组织重构后,学校的管理机构、规章制度和办事流程都做了大量的调整和修订,需要我们重新的进行适应和熟悉。一个规章制度学习,学习时间长达一周,学校董事长还亲自到会并做了专题辅导,这说明学校上上下下高度重视组织重构后的制度的建设工作。因为我们认为,战略管理可以使学校明确工作方向,“做正确的事”;制度管理和流程管理可以使学校完善细节、提高绩效、优化组织管理过程,“正确地做事”。要实现学校优质的发展,两者缺一不可。下面我就今后的行政管理工作,从部门和个人方面提三点建议和要求:

一是要革新行政理念,明确目标取向。组织重构首先必须摒弃陈旧思维,革新行政理念,只有观念上的正确转变才能引导实践向科学的方向迈进。革新行政理念首先要树立服务意识。人才培养是高校的根本任务,这决定了高校行政部门的主要服务对象是学生与教师,他们的愿望和需求,是学校行政管理关注的重点。我们要树立以人为中心的观念,行政管理人员要淡化管制意识,树立服务意识,将自身定位在服务者的角色上,充分尊重广大教师和学生的主体地位,从他们的需求和利益出发,切切实实地为广大师生办实事。这就是为什么我们在学生管理工作中实现“六个转变”、为什么要设立政务服务中心。其次要树立效益意识。效益是体现行政价值的重要因素,如时间就是效益,资源的优化和合理配置就是效益,一小时能办完的事用两小时办完,一个人能办好的事两个人办等,就是浪费。树立效益意识是对促进行政部门提高行政效率,更好的履行自身职能起到重要的保障作用。所以我们应该强化效益意识,重视资源合理的优化配置,改进工作方法与程序,使各部门紧密围绕学校的工作目标、高效的开展各项工作。这就是为什么我们要积极整合校内的优质资源,为什么要开展信息化建设,为什么要开展薪酬制度改革,为什么要强化制度和业务流程的学习。

二是要准确职能和角色定位,建立责任机制。在新的理念与分工下,学校行政部门的职能都作出了相应的调整与转变,个人的岗位也做了相应的调整,所以各部门和个人必须尽快找准并适应新的角色定位。首先学校行政管理要改变原有的官本位思想,要以教学科研为中心,实现权力型向责任型的转变。要按照权责一致的原则,合理界定和调整部门职能,理顺部门之间的职责关系,划清职责边界,改变职能交叉重叠,多头指挥的状况。要建立责任机制,明确相应的工作责任和要求,解决推诿、扯皮等问题,遏制行政工作中的不作为,乱作为现象。要转变工作作风,热情接待前来办事的师生员工,做到首问首办、急事急办、 特事特办。其次要重塑行政系统内部各部门之间的关系,实现部门与部门之间的互动与协作。组织重构就是要突破部门间的界限,要改变原有的行政组织结构和运行模式。重构后的工作业务流程模式是服务链模式,通过CRP系统,实行的是“订单式”管理,以业务关系为联系纽带,以部门“平行联动”替代部门的“顺序操作”,因此行政系统上下级之间应构建平等的协作关系。以服务者的身份共同面向全校师生,将广大师生当作他们共同服务的终端客户。

三是提升个人执行力,增强履职能力。组织重构后,行政效能体现在行政管理人员执行力上。执行力就是办事能力;对团队而言执行力就是战斗力。而衡量执行力的标准,对个人而言是按时按质按量完成自己的工作任务。执行力的强弱取决于个人能力和工作态度两个要素,能力是基础,态度是关键。所以,我们认为要提升个人执行力,一方面是要通过加强学习和实践锻炼来增强自身素质,另一方面是要端正工作态度。因此,希望我们的教师要做到:一是着眼于“严”。要积极进取,增强责任意识。责任心和进取心是做好一切工作的首要条件。责任心强弱,决定执行力度的大小;进取心强弱,决定执行效果的好坏。要坚决克服不思进取、得过且过的心态。把工作标准调整到最高,精神状态调整到最佳,自我要求调整到最严,认认真真、尽心尽力、不折不扣地履行自己的职责。决不消极应付、敷衍塞责、推卸责任。养成认真负责、追求卓越的良好习惯。二是着眼于“实”。要脚踏实地,树立实干作风。要坚决克服夸夸其谈、评头论足的毛病。真正静下心来,从小事做起,从点滴做起。一件一件抓落实,一项一项抓成效,干一件成一件,积小胜为大胜,养成脚踏实地、埋头苦干的良好习惯。三是着眼于“快”。要只争朝夕,提高办事效率。要强化时间观念和效率意识,弘扬“立即行动、马上就办”的工作理念。坚决克服工作懒散、办事拖拉的恶习。每项工作都要立足一个“早”字,落实一个“快”字,抓紧时机、加快节奏、提高效率。做任何事都要有效地进行时间管理,时刻把握工作进度,做到争分夺秒,赶前不赶后,养成雷厉风行、干净利落的良好习惯。四是着眼于“新”。为开拓创新,改进工作方法,只有改革,才有活力;只有创新,才有发展。要坚决克服无所用心、生搬硬套的问题,充分发挥主观能动性,创造性地开展工作、执行指令。要敢于突破思维定势和传统经验的束缚,不断寻求新的思路和方法,使执行的力度更大、速度更快、效果更好。养成勤于学习、善于思考的良好习惯。

各位老师,此次组织重构吹响了学校新一轮改革发展的号角,希望各职能部门,各位老师要高度重视,统一认识,进一步解放思想,凝心聚力,顺势而为,锐意进取,不断推动学校内涵式发展。

谢谢大家!